Nový člověk nezapadne: jak zapracovat nováčka v menší firmě dřív, než odejde
Na výběr nového člověka jsi strávil měsíce: inzerát, desítka životopisů, tři kola pohovorů, vyjednávání o platu. Pak nastoupí v pondělí, dostane notebook a heslo do systému a v pátek už se nikdo nepamatuje, kdo mu měl ukázat, kde co je.
Za tři měsíce odejde. Ve výpovědi stojí „nenašel jsem si tu místo“ a ty přemýšlíš, co jsi udělal špatně. Přitom stačilo pár hodin péče, které nikdo nezapsal do kalendáře.
- Zapracování netrvá jen první den, protože podle Gallupu dosahují lidé plného potenciálu zhruba po dvanácti měsících a velkou roli v tom hraje jejich přímý nadřízený.
- Smlouvu a přístupy firma obvykle zařídí, chybí to, co se odškrtnout nedá: koho se zeptat, jak to tu chodí a co se tu nikde nepíše.
- Stačí čtyři kontroly, před nástupem, v prvním týdnu, ve 30. dni a v 90. dni, a dohromady zaberou jednotky hodin.
- Nováček sám od sebe často neřekne, že se mu nedaří, a proto se ho při každé kontrole od prvního týdne musí někdo aktivně zeptat.
Co o zapracování říkají data
Gallup v textu z roku 2021 uvádí, že jen 12 % zaměstnanců v USA říká, že jejich firma zvládá zapracování dobře. Jen 29 % nových zaměstnanců se cítí plně připravených a podpořených, aby v nové roli uspěli. Když se do zapracování aktivně zapojí nadřízený, nováček ho 3,4krát častěji označí za úspěšné. Lidé s výborným zapracováním jsou 2,6krát častěji velmi spokojení s prací. Plného potenciálu podle Gallupu dosahují lidé zhruba po dvanácti měsících.
Gallup u těch čísel neuvádí rok průzkumu ani velikost vzorku a zemi uvádí jen u prvního údaje (USA), takže je ber jako orientaci. Gallup také odhaduje, že nadřízení vysvětlují nejméně 70 % rozdílů v zapojení zaměstnanců, takže na tom, jak se k nováčkovi šéf chová, záleží dlouho po prvním týdnu.
V Česku vyšel v březnu 2024 na Komoře Plus průzkum agentury Grafton Recruitment mezi personalisty 328 firem. Vysokou fluktuaci vidí jako problém 55 % firem. Komora Plus v textu dodává, že za zdravou míru fluktuace se obecně považuje 5 až 7 % a česká se dlouhodobě pohybuje kolem 15 %, ale bez uvedení zdroje. Je to průzkum personální agentury a datum sběru není uvedeno.
Starší čísla cituje Talya Bauer v příručce SHRM Foundation z roku 2010: polovina hodinových pracovníků prý odejde do 120 dní (podle konferenčního postru A. Krausse z roku 2010) a ve firmě Corning Glass Works měli zaměstnanci po strukturovaném úvodu o 69 % vyšší pravděpodobnost, že zůstanou až tři roky (podle článku R. Ganzela z časopisu Training, 1998). Jsou to americká data z dřívějších prací, které jsem sám neověřil, takže je beru jen jako ilustraci.
Google na webu re:Work popisuje, že se nováčků ptá ve 30., 90. a 365. dni na stejné otázky a podle odpovědí upravuje úvod v jednotlivých lokalitách. Čísla o výsledku neuvádí, jen postup. Stejný princip stojí za čtyřmi kontrolami níže: ptát se každého nováčka ve stejných okamžicích na stejné věci.
Čtyři kontroly nováčka
Zapracování stačí rozdělit na čtyři kontroly: před nástupem, v prvním týdnu, ve třicátém a v devadesátém dni. Od prvního týdne se při každé kontrole někdo nováčka zeptá, jak se mu daří.
- 1PřipravPřed nástupem
Pracoviště, přístupy, plán prvního týdne a jméno parťáka jsou hotové. Tým ví, kdo přijde a proč.
- 2Přidej parťákaTýden 1
Kolega z týmu mu půl hodiny denně ukazuje, kde co je, kdo je kdo a co se tu nepíše.
- 3Zeptej seDen 30
Rozhovor o tom, co pomohlo a co chybělo. Vede ho někdo, komu nováček řekne pravdu.
- 4VyhodnoťDen 90
Dohodnuté cíle, zpětná vazba oběma směry a rozhodnutí o dalším postupu.
Parťák
Je to kolega, na kterého se nováček může obrátit s hloupou otázkou, aniž by se bál, že tím vypadá hůř. První týden mu věnuje půl hodiny denně a čas na to má zapsaný v kalendáři. Nepřibudou mu k tomu další úkoly a jeho práci někdo ocení.
Co v prvním týdnu pokrýt
Bauer ve svém přehledu dělí zapracování do čtyř úrovní (anglicky Compliance, Clarification, Culture, Connection). V prvním týdnu se vyplatí odškrtnout každou z nich:
| Úroveň | Co to znamená v praxi | Příklad |
|---|---|---|
| Pravidla | Formální věci: smlouva, přístupy, bezpečnost, docházka. | Přístupy do systémů v den nástupu, nikoli až v pátek. |
| Role | Co se od něj čeká a podle čeho se pozná, že se mu daří. | Tři cíle na prvních devadesát dní napsané na jednu stránku. |
| Kultura | Jak se tu věci dělají a co se nepíše. | Jak se rozhoduje o slevě, kdy se píše e-mail a kdy volá. |
| Lidé | S kým bude pracovat a komu se může zeptat. | Oběd s týmem v prvním týdnu, jméno parťáka. |
Rozhovor ve třicátém dni
Otázky, které stojí za to položit:
- Co ti za první měsíc nejvíc pomohlo?
- Co jsi nevěděl a nikdo ti to neřekl?
- Koho ses za první měsíc bál o něco zeptat?
- Co v práci nedává smysl?
- Co bys změnil, kdybys mohl?
Důležitější než samotné otázky je to, jak na odpovědi zareaguješ: nehájit se, zapsat si je a jednu věc opravit do týdne. Nováček tak pozná, že mluvit má smysl.
Vyhodnocení v devadesátém dni
| Cíle | Které ze tří cílů jsou splněné, které ne a proč. |
|---|---|
| Zpětná vazba k nováčkovi | Dvě věci, které se mu daří, jedna, na které má zapracovat. |
| Zpětná vazba k firmě | Co by měla firma příště udělat jinak. Zapiš a nauč se z toho. |
| Rozhodnutí | Pokračuje, upravujeme roli, nebo se rozcházíme. Řekni to otevřeně. |
Co říct týmu před příchodem nováčka
Nováček stráví většinu dní s týmem a mnohem míň s tebou. Tým se přitom o jeho příchodu často dozví až ráno, když se objeví u stolu. Stačí pět minut na poradě před nástupem: kdo přijde, na jakou pozici, proč ho přijímáš a co od týmu potřebuješ. Dobré je říct i to, v čem je nováček dobrý a co se teprve bude učit.
Vynech srovnávání s předchozím kolegou („bude lepší než ten minulý“) a sliby, které nesplníš („změní nám celé oddělení“). Obojí mu uškodí dřív, než stihne cokoli udělat, protože tým ho pak posuzuje podle tvého popisu.
Když problém dělá někdo ze stávajícího týmu
Někdy je příčinou jeden konkrétní kolega, který nováčka vynechává nebo mu komplikuje práci, a řešení pak nezačíná u nováčka. S tím kolegou si promluv a řekni mu konkrétně, co jsi viděl a co od něj čekáš. Udělej to hned, dřív než nováček začne zvažovat odchod. Navíc se vyplatí zjistit, jestli se nechová stejně k dalším lidem. Pokud ano, máš problém s týmem a nováček je jen první, kdo to odnesl.
Nováček se často neozve, protože nechce vypadat jako stěžovatel, a celé to pak vypadá, jako by neuměl zapadnout. Kontrolu ve třicátém dni proto vede někdo, komu může říct pravdu, a nemusí to být jeho přímý nadřízený.
Jak po půl roce poznáš, že to funguje
- Odchody před devadesátým dnem. Kolik lidí odešlo dřív, než skončilo zapracování.
- Nováčci s parťákem. Počítá se, kolik z posledních pěti ho mělo od prvního týdne.
- Rozhovory ve třicátém dni. Kolik jich proběhlo a co se na jejich základě změnilo.
Žádné z těchto čísel nemá obecnou „správnou“ hodnotu, důležité je sledovat, jestli se zlepšuje.
Mini test: jak zapracováváš nováčky
Zaškrtni, co platí.
- Zaškrtnuto: 0 až 1Zapracování máš v dobrém stavuHlídej, aby se nezměnilo, až bude nováčků víc, a nech nováčky po půl roce zhodnotit, co chybělo.
Stáhnout ebook zdarma ↓ - Zaškrtnuto: 2 až 3Pár míst, kde nováček zůstane sámZačni parťákem a rozhovorem ve třicátém dni. Obojí je levné a dá se zavést hned.
Stáhnout ebook zdarma ↓ - Zaškrtnuto: 4 až 5Nováčci se tu učí samiZačni prvním krokem níže. Pokud chceš projít proces s někým zvenčí, napiš mi, jak u vás zapracování probíhá.
Napsat mi →
První krok na tento týden
Pokud máš čerstvého nováčka, naplánuj mu za čtyři týdny rozhovor a vyber někoho, komu řekne pravdu. Pokud ne, zeptej se posledního člověka, který nastoupil, co mu v prvním měsíci chybělo, a zapiš si to. Zabere to půl hodiny a máš první seznam toho, co příště udělat jinak.
Co se nejčastěji pokazí
- Hotové přístupy, žádný parťák. Smlouva i heslo jsou připravené, ale nováček neví, koho se zeptat. Bez člověka, který mu ukáže, jak to tu chodí, mu přístupy samy nepomůžou.
- Parťákem je nadřízený. Nováček se před šéfem bojí, že hloupou otázkou vypadá hůř, a tak se neptá. Parťák má být kolega.
- Rozhovor ve 30. dni vede nadřízený. Nováček mu neřekne všechno, co ho trápí. Lépe se hodí někdo třetí, třeba kolega z jiného týmu, nebo HR, pokud ho máš.
- Zpětná vazba bez reakce. Kdo se zeptá a nic nezmění, příště už odpověď nedostane. Nováček totiž pozná, že mluvit nemá smysl.
- Tým se o nováčkovi dozví ráno. Pak ho nikdo neočekává a nikdo pro něj nemá čas. Pět minut na poradě před nástupem by to přitom výrazně usnadnilo.
Časté otázky
Jak dlouho trvá zapracování nového zaměstnance?
Podle Gallupu dosahují lidé plného potenciálu zhruba po dvanácti měsících. Formální zapracování ale stačí naplánovat na devadesát dní se čtyřmi kontrolami.
Kdo má být parťák?
Parťákem má být kolega z týmu, který práci zná a první týden vyčlení na nováčka půl hodiny denně. Nadřízený to být nemá, a kolega má na to čas zapsaný v kalendáři a někdo jeho práci ocení.
Co když nováček neřekne, že se mu nedaří?
Nejspíš neřekne, a proto je potřeba se zeptat. Rozhovor ve 30. dni vede někdo, komu může říct pravdu, a nemusí to být jeho přímý nadřízený.
Stojí zapracování nováčka za čas v malé firmě?
V malé firmě se to dělá snáz, protože se lidé znají. Čtyři kontroly stojí dohromady pár hodin, odchod nováčka po třech měsících bude pravděpodobně dražší.
Jak zapracovat nováčka na dálku?
Stejné čtyři kontroly platí i na dálku a víc záleží na parťákovi a na tom, aby nováček měl v prvním týdnu pravidelný hovor a nezůstalo jen u přístupů.
